Votre facture est la dernière chose à laquelle vous pensez ?
Si c’est le cas, vous commettez une très grosse erreur. En tant que petite entreprise, vous devez savoir que votre facture fait partie de votre image de marque et de votre positionnement et notoriété. Il devrait bien la présenter vu qu’elle représente votre entreprise. Votre facture doit également être claire et correcte. Vous ne devez pas laisser le destinataire confus quant au montant à demander pour votre travail ou à la manière dont il doit vous payer. Une facture peu claire entraînera un retard inutile dans le processus de paiement. Vous pouvez également perdre votre temps car le client essaie de vous contacter pour s’enquérir de certaines choses.
Comment faire une facture freelance pour la première fois que vous venez de vous inscrire en tant que travailleur indépendant et il est normal que des doutes apparaissent sur les obligations et les responsabilités dans cette nouvelle étape et le sujet de comment faire une facture d’indépendant en fait partie.
Mais ne craignez rien, nous somme là pour écrire cet article afin de vous aider ! Comme nous l’avons dit, l’une des principales obligations en tant que professionnel indépendant est de bien facturer chaque produit ou service que vous vendez à vos clients, et attention parce qu’il n’est valable avec aucun papier, la loi exige une série d’exigences qui doivent être incluses dans la facture. Maintenant, nous vous disons quelles données vous devez inclure et vous savez donc comment faire une facture indépendante. Le premier d’une longue série, assurément.
Quelles sont les mentions obligatoires de l’établissement d’une facture freelance
Selon la réglementation du travail, les limites ne sont pas tout à fait claires malgré l’établissement d’une série de conditions. Il est vrai que la cotisation et la couverture d’une série de prestations en tant que travailleur sont essentielles. Indispensable pour conserver l’accès aux droits tels que la retraite, l’accès aux primes et autres.
Cependant, au-delà de la législation elle-même, il y a les vrais problèmes des personnes qui décident d’exercer des activités pour leur propre compte mais qui ne reçoivent pas, du moins en principe, un revenu suffisant pour couvrir les frais de cotisation.
Et encore moins que l’activité soit rentable face au quota et au paiement des impôts. Cela se traduit par l’extension de l’économie souterraine, la précarité et la méconnaissance des limites de ce que nous faisons. Cela ne concerne pas seulement une partie du groupe ou des profils spécifiques.
Pour qu’une facture soit valide, elle doit avoir un format précis et, surtout, une série de données de vous et de votre client. Sans ceux-ci, on peut parler de ticket ou de facture simplifiée, mais pas de facture type.
Comment faire une facture en freelance ?
Voici les informations que vous devez inclure sur votre première facture en tant que travailleur indépendant :
- Numéro et date corrélatifs des factures Freelance
La numérotation des factures au sein de chaque série doit être consécutive. En effet, vous pouvez ainsi voir quelle facture vient avant et laquelle vient après dans le temps. Il s’agit d’un mécanisme pour empêcher la tricherie et les erreurs. Il existe des cas particuliers où les factures ne sont pas corrélées, par exemple des factures rectificatives, mais en règle générale, elles doivent être gérées de manière corrélative. Il est important de mentionner que la corrélation n’est pas infinie, normalement une nouvelle série est commencée pour chaque année. De plus, vous devez ajouter la date d’émission de la facture, qui doit être le jour où l’opération est effectuée ou la prestation de service est effectuée.
Les factures doivent essentiellement avoir des numéros par ordre chronologique.Toute facture émise comporte un numéro unique et la numérotation doit être régulière et récurrente, c’est-à-dire que chaque nouveau numéro de facture suit le précédent sans intrus. Il est aussi obligatoire d’affecter des numéros à vos factures dans l’année fiscale qui suit l’année comptable.
Si vous en avez besoin, vous pouvez également créer différentes séries par modèle de facture ou selon les types d’opération, bien que le plus courant soit d’avoir une seule série. En plus d’être obligatoire, la numérotation des factures est très utile car elle vous aidera à suivre une commande et à retrouver chaque facture si vous avez besoin de la rectifier ou la modifier.
Deux pratiques de numérotation sont à la disposition au freelance :
- • La numérotation récurrentielle simple, c’est-à-dire que les factures sont numérotées comme suit : 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7…
- • La numérotation récurrentielle préfixée avec l’année en cours : 2022-001, 2022-002 ou avec l’année et le mois en cours : 2022-03-001, 2022-03-002…
Il n’est pas correct d’avoir deux ou trois factures avec le même numéro. D’autant plus, il est permis et régulier de supprimer une des factures ou de la modifier. En cas d’erreur, vous devez établir une nouvelle facture.
Pour chaque facture que vous allez créer, certaines mentions légales et obligatoires sont à faire figurer sur la facture. La non prise en considération de cette obligation légale peut entraîner des amendes et des sanctions pénales et les mentions légales et obligatoires sont poursuivies.
- Identité du freelance
Chacune des factures que vous établissez doit comporter le nom et le prénom du freelance. On indique aussi habituellement son numéro de téléphone et son adresse mail, même si cela n’est pas nécessairement demandé. Ensuite, l’adresse du siège de l’entreprise doit figurer ainsi que son numéro.
La situation vis-à-vis du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) doit également figurer en cas d’activité libérale et il faut y indiquer : « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) » et également pour des activités commerciales ou artisanales, il faut faire apparaître le RCS ou le Registre des Métiers auquel le freelance est immatriculé.
Toutes les factures doivent obligatoirement comporter les données de l’émetteur. Plus clairement, vous devez indiquer les nom et prénom, le NIF ( numero de l’identification fiscale ) ou DNI ( document national d’identité ) et l’adresse fiscale que vous avez utilisée pour vous inscrire en tant que freelance et à la taxe sur les activités économiques de l’institut d’administration des entreprises (IAE).
- Identité du client
L’identité ou la raison sociale du client voire son adresse complète doivent clairement figurer sur la facture.
La facture doit tout de même disposer des informations sur le client qui va payer, ces données sont les mêmes que celles de l’émetteur c’est-à-dire le CIF ou NIF ; ça dépend du type de société ou d’un autre travailleur indépendant, nom et adresse fiscale. Ce n’est que si vous émettez une facture simplifiée à un particulier que vous pouvez ne pas mettre en place cette section.
- Numéro de la facture
Comme ce que l’on a précisé ci-dessus, chaque facture doit être essentiellement numérotée par ordre chronologique.
- Date d’émission de la facture
La date d’émission est la de la date à laquelle la facture est envoyée ; Date de facturation. Elle est tout de même utile et nécessaire que le numéro car elle facilite la recherche des factures quand vous en serez à la recherche et vous permettra de réclamer si vous n’avez pas été payé à l’échéance. La date de facturation sera elle-même la date à laquelle vous avez terminé la réalisation du travail ou du service.
- La désignation du produit ou de la prestation de services
Dans chaque projet on retrouve un produit, en indiquant sa quantité, son prix unitaire, sa référence, son intitulé et toutes les caractéristiques qui peuvent changer et influencer son prix.
- Le prix à payer
Le montant total HT de la facture doit être clairement indiqué.
Dans cette section, vous devez décrire le travail effectué ou le produit que vous avez vendu avec le nombre d’unités.
Avec ce concept, le montant unitaire de l’opération doit être inclus et compris. Dans le cas des routeurs, l’installation de chacun d’eux. C’est ce qu’on appelle l’assiette fiscale, sur laquelle vous calculerez vos impôts : la TVA et la retenue à la source de l’impôt sur le revenu.
- Montant total
Le montant total est le montant net que vous recevrez. En d’autres termes, l’argent qui arrivera sur votre compte courant. Elle est calculée sur la base imposable en soustrayant la retenue d’une part et en ajoutant la TVA d’autre part.
- Prix et taxes
La facture doit également inclure la base d’imposition et les taxes correspondantes pour chacun des concepts. Nous avons une vidéo qui explique quelle est la base d’imposition sur une facture avec des exemples pour vous faciliter la tâche, mais expliqué rapidement, c’est le prix que vous fixez pour votre produit ou service, sans compter la TVA et l’impôt sur le revenu des personnes physiques, qui sont les taxes que vous allez ajouter.
La Mention de la franchise de TVA dans le cas ou le free-lance est un auto-entrepreneur
A priori, l’auto entrepreneur n’est pas imposé à la TVA. Par suite, il doit faire mentionner sur sa facture la mention [TVA non applicable]
- Le taux de TVA
La plupart des produits et services incluent la TVA. Le type de TVA dépend de l’opération. Il est nécessaire d’indiquer explicitement ce type de TVA et son montant sur la facture. Pour calculer la TVA, il suffit d’ajouter le pourcentage correspondant au montant de la section précédente. Pour que vous compreniez mieux, si vous allez facturer 200 euros pour vos services et que la TVA est de 21%, vous devez indiquer ce pourcentage et le montant de 42 euros sur votre facture.
- Réductions
Les réductions de prix concernent la remise, le rabais et la ristourne qui doivent être mentionnées par la ligne de produits qui sont mis en place. Les réductions de prix qui ne peuvent être rattachées à un produit particulier doivent aussi être précisées.
- Date de livraison
La facture doit clarifier la date à laquelle a été effectuée la livraison des biens ou de la prestation de services, si cette date est différente de la date d’émission de la facture.
Date et mode limite de paiement
La date d’échéance de la facture est le jour limite que le fournisseur ou le client doit payer avant la prestation de service ou la vente du produit. C’est une autre des données que la facture doit inclure et qui est normalement incluse au bas de la facture.
Et finalement, vous devez indiquer le mode de paiement. Le plus normal est que cela se fasse par virement, pour lequel vous devrez indiquer votre numéro de compte en tant que freelance. En ce sens, il est recommandé que vous disposiez d’un compte spécifique pour votre travail en tant qu’indépendant et d’un autre pour vos dépenses quotidiennes en tant que personne. Vous pouvez donc séparer les deux interfaces.
- Pénalités de retard
Le free-lance assure également la notification du taux des amendes et pénalités de retard appliqué en cas de retard de paiement. Sans indication, c’est le taux légal en vigueur qui s’applique sur la base du prix.
- Les frais de recouvrement
La loi nous impose et nous oblige à mentionner que des frais de recouvrement sont susceptibles d’être automatiquement mentionnés en cas de retard de paiement par un de vos clients professionnels. Le montant de ces frais est fixé par décret et il est actuellement de 40€. Et notez bien que cette mention ne s’applique pas auprès de vos clients particuliers.
- Conditions d’escompte
La facture mentionne également le taux de réduction que le freelance applique en cas de paiement anticipé. S’il n’en propose pas d’escompte, la mention « Pas d’escompte pour règlement anticipé » figurera sur la facture.
- Mention de l’assurance
Ladite mention de l’assurance concerne les artisans ou les micro-entrepreneurs ayant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est définitivement obligatoire.
Facturer par l’intermédiaire d’une coopérative de travail associé
Bien que toutes ces démarches soient relativement simples, elles peuvent être un véritable casse-tête si vous n’êtes pas familiarisé avec les démarches fiscales. Une autre option très en vogue ces dernières années est de recourir à des entreprises pour facturer sans être indépendant. Les coopératives de travail associé ou coopératives de facturation sont des entreprises qui proposent de facturer le travail de personnes qui, en raison de leurs faibles revenus, ne sont pas intéressées à s’inscrire en tant qu’indépendants.
Quel support utilisé pour établir une facture pour un freelance?
Alors que jusqu’à présent, les freelances pouvaient établir leur facture via Excel, la loi finances de 2018 leur impose depuis le 1er janvier 2018 de se doter d’un logiciel de facturation agréé, sécurisé et certifié anti fraude.
C’est le système le plus traditionnel. La facture est créée sur un modèle Excel, imprimée, signée et scannée pour l’envoyer (le cas échéant) par e-mail. Quels sont les inconvénients à utiliser ce système ? Il est lent. C’est obsolète. Vous gaspillez du papier.
Quels sont les types de factures ?
Il est également important que vous sachiez qu’il existe cinq types de factures différents :
• Facture ordinaire : c’est celle avec laquelle vous travaillerez normalement et qui documente toute opération d’achat et de vente.
• Facture rectificative : elle sert à corriger les erreurs des factures précédentes.
• Facture récapitulative : récapitule différentes opérations pour un même client sur une période de temps.
• Facture électronique : identique à une facture normale mais au format numérique.
• Facture proforma : c’est une sorte de budget qui est envoyé avant de finaliser la vente.
Comment facturer en tant que freelance ?
Format Chaque plateforme de facturation et chaque freelance a généralement son propre modèle de facturation. Les données à inclure ne changent jamais, mais le format peut changer légèrement. Le plus répétitif est que les données de l’expéditeur (vos données) viennent en premier, suivies des données du client dans une section distincte.
Le livre des recettes peut être noté sur un support papier ou via un logiciel utilisé dans la comptabilité, mais les écritures y inclus ne doivent absolument pas être modifiées ou supprimées une fois qu’elles y sont inscrites. Pour tous les travailleurs indépendants ou freelances en sociétés (SASU, EIRL,EURL) ou au statut de travailleur indépendant (EIRL), les factures sont conservées comme pièces justificatives de bilans et comptes de résultats réalisés avec un expert-comptable.
Deuxièmement, la notion d’entreprise est généralement liée à l’assiette fiscale, à la taxe sur la valeur ajoutée et à la retenue à la source de l’impôt sur le revenu des personnes physiques.
Enfin, le montant total de l’opération et le mode de paiement sont indiqués.
Le livre de recettes : les obligations des micro-entrepreneurs. C’est un carnet de quittance est un registre comptable qui permet de répertorier par ordre chronologique toutes les recettes que vous avez encaissées au cours d’une année civile.
ATTENTION : La modification ultérieure des pièces comptables figurant ici comme le numéro de facture, la date d’achat, le montant facturé est interdite !
Outro
On a essayé de vous livrer, tout au long de cet article, les points les plus importants à prendre en considération.
Faire ses premiers pas dans le monde du travail indépendant suscite généralement beaucoup de doutes. Parmi les plus rapides à apparaître figure comment faire sa première facture en tant que freelance. À la fin de la journée, si vous souhaitez collecter, vous devrez commencer à facturer. Il existe plus d’un type de facture selon son objet, du rectificatif au récapitulatif. Cependant, la plus utilisée est la facture ordinaire. C’est celui que vous diffuserez le plus de fois et le premier que vous devriez apprendre à faire.
