À mesure qu’une entreprise se développe ou change d’orientation, elle peut avoir besoin de mettre à jour ses exigences en matière de documentation. Dans cet article, découvrons ce qu’est un cahier des charges, en quoi il diffère d’un cahier des charges fonctionnel et des conseils pour en rédiger un efficace.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges?
Un cahier des charges est un document officiel décrivant les objectifs et les attentes qu’une organisation espère atteindre en s’associant à un prestataire pour mener à bien un projet spécifique. Il vous aide à expliquer et à décrire une idée dans son ensemble. Ainsi un cahier des charges va décrire votre objectif stratégique, vos contraintes techniques et fonctionnelles ainsi que vos enjeux.
Il est important de se rappeler qu’il ne s’agit pas de la même chose qu’un cahier des charges fonctionnel.
La différence entre cahier des charges technique et cahier des charges fonctionnel
Le cahier des charges technique définit les exigences et les contraintes techniques de haut niveau, tandis que le cahier des charges fonctionnel détaille les exigences fonctionnelles et la manière dont la solution y répond.
Le CDC technique répond aux questions sur ce que l’entreprise veut réaliser, tandis que le cahier des charges fonctionnel devra répondre à des questions sur la manière d’y parvenir.
Qui créent un cahier des charges?
Un cahier des charges sert de canevas pour la conception et le développement dans l’objectif d’un gain de temps et d’argent. Il comprend une large perspective du travail qui doit être fait. Un CDC est généralement rédigé par des analystes métier, mais de nombreuses autres personnes peuvent également être impliquées dans la documentation des exigences métier. Ils comprennent l’équipe de développement du projet, le chef de projet , les partenaires commerciaux, les gestionnaires de haut niveau, les experts en la matière (PME) et les sponsors du projet, entre autres.
Que contient un cahier des charges ?
Un cahier des charges doit comporter les éléments suivants :
Résumé
Le résumé analytique résume les principaux points de l’ensemble du document. En fait, cette section est la première que votre vendeur lira. Assurez-vous de retenir leur attention et de leur transmettre rapidement toutes les informations nécessaires.
Présentation du projet et objectifs
Dans cette partie du cahier des charges, vous décrivez le projet plus en détail. Assurez-vous de prendre suffisamment de temps pour rédiger cette section. Vous voudrez être aussi précis et détaillé que possible afin de ne pas vous perdre lorsque le projet démarre.
Vous voudrez peut-être envisager d’inclure:
- Vos objectifs généraux pour le projet
- Une liste des fonctionnalités souhaitées
- Une liste des intervenants impliquées dans le projet
- Le contexte du projet (comment il a vu le jour et tout problème rencontré).
- Les facteurs commerciaux qui rendent le projet important comprennent des facteurs opérationnels, de marché, environnementaux ou financiers.
- Description du processus actuel, processus proposé (des diagrammes peuvent être utiles).
Besoins de l’entreprise
Dans cette section, vous passerez en revue les besoins fonctionnels et vos objectifs plus en détail, y compris la façon dont ils sont liés les uns aux autres. Nous recommandons généralement d’utiliser des objectifs SMART, qui sont spécifiques, mesurables (combien ?), réalisables (oui ou non), pertinents (pourquoi ?) et limités dans le temps (quand ?). Cela vous aidera non seulement à communiquer efficacement vos exigences à votre fournisseur, mais il vous fournira également un moyen simple d’évaluer le succès de votre projet une fois celui-ci terminé. Par exemple, classez chacune de vos exigences en « critique », « haute priorité », « priorité moyenne » ou « faible priorité » ou « exigence future ». Vous devrez finalement décider quels facteurs sont plus importants que d’autres en ce qui concerne votre cahier des charges final.
La portée du projet
La portée de votre projet est l’une des sections les plus importantes de votre cahier des charges. Ce document explique quelles sont les responsabilités de votre organisation et quelles sont les responsabilités de votre fournisseur.
Rappelez-vous, soyez aussi précis que possible et ne faites aucune supposition. Lorsque des malentendus surviennent entre un fournisseur et un client au cours d’un contrat, ils découlent souvent d’étendues de projet peu claires ou vagues.
Glossaire
Utilisez un langage commun autant que possible dans votre document, mais n’ayez pas peur d’utiliser un langage inhabituel si cela a du sens. Néanmoins, ce n’est pas toujours faisable. Utilisez cette section pour expliquer les termes que le fournisseur et les utilisateurs finaux pourraient ne pas connaître. Par exemple, si vous utilisez des termes spécifiques à votre entreprise, tels que le jargon industriel ou un acronyme, cette section est cruciale pour vous assurer que vous êtes en mesure de communiquer efficacement vos exigences à vos fournisseurs.
Les 5 meilleurs conseils pour rédiger un cahier des charges parfait
Le cahier des charges a ses propres contraintes formelles et vous oblige à vous projeter au-delà de ce à quoi vous êtes habitué sur certains aspects du projet.
Vous savez maintenant ce qu’accomplit un document d’exigences métier, vous pouvez donc suivre ces directives lorsque vous en rédigez un pour vous-même.
Ne vous précipitez pas dans la création de votre cahier des charges
Donnez-vous suffisamment de temps pour créer un CDC. Si vous manquez de documentation appropriée et d’un plan clair pour votre projet, il est susceptible d’échouer. Ne vous précipitez pas.
Même si vous rédigez une CDC convaincante, elle ne sera pas efficace si vous n’avez pas identifié et documenté toutes les exigences requises. Afin de vous assurer que votre CDC est cohérent et complet, vous devrez appliquer les méthodes d’élicitation appropriées.
Voici une liste de neuf méthodes d’élicitation principales :
Brainstorming, Analyse de documents, Analyse des interfaces, Groupes de discussion, prototype, Ateliers sur les exigences, Entrevues, Observation, Enquêtes
Vous pouvez utiliser les 9 ou quelques-uns, mais vous devrez certainement intégrer plusieurs approches afin de rassembler un ensemble complet d’exigences.
Utilisez un langage clair sans utiliser de jargon.
Un cahier des charges doit être précis et clair. Les documents d’exigences contenant beaucoup de texte sont souvent longs et peuvent être difficiles à lire. Vous devez utiliser un langage clair sans aucun jargon. Il est important de garder à l’esprit que plusieurs parties prenantes peuvent utiliser ce document, dont certaines peuvent ne pas avoir l’esprit technique. Vous pouvez vous assurer que tout le monde comprend votre message en vous assurant que votre langage est clair.
Si vous devez inclure des termes techniques, assurez-vous qu’ils sont définis dans une section glossaire du document. Cette section constitue une excellente référence pour tous les termes peu courants trouvés dans ce document.
Rechercher des projets antérieurs
La recherche de projets antérieurs peut vous donner un coup de pouce pour documenter votre projet. Vous pouvez rapidement évaluer les exigences de tâches antérieures similaires et justifier leur existence dans l’actuelle. Vous pouvez également voir quelles stratégies ont fonctionné et lesquelles n’ont pas fonctionné, ce qui vous permet d’éviter de gaspiller de l’argent sur des stratégies infructueuses.
Validez la documentation
Une fois que vous avez terminé la rédaction du document d’exigences, demandez à un expert en la matière et à toutes les parties prenantes concernées de le réviser. Il est maintenant temps pour chacun de valider et de corriger les éventuelles erreurs dans les informations fournies.
Cette étape est cruciale pour un CDC réussi. Si vous ne l’avez pas, vous risquez de manquer des exigences importantes ou de commettre des erreurs critiques qui pourraient faire dérailler votre projet.
Inclure des éléments visuels
Les visuels peuvent aider à rendre un document plus facile à comprendre en fournissant une représentation visuelle du contenu. Les visualisations de données telles que les diagrammes de flux de processus et les modèles de portée peuvent aider à briser les murs de texte.
7 étapes pour faire un cahier des charges
1. Définir les besoins de l’entreprise
Vous devez développer une compréhension claire et définie des défis auxquels l’organisation est confrontée. Le document doit énoncer clairement le problème ou la situation qu’il traite.
2. Définir les objectifs de cahier des charges
Après avoir identifié le problème, la prochaine chose à faire est de définir clairement les besoins de l’entreprise. Cela peut offrir plusieurs avantages, notamment :
- Apporter une contribution à une étape particulière d’un projet
- Identifier les solutions adaptées aux besoins de l’entreprise et aux exigences des clients
- Amener tout le monde à se mettre d’accord sur quelque chose
- Décrire quoi et comment atteindre les objectifs définis
Il est également important pour vous de définir la portée des exigences tout au long du projet. La portée comprend ce qui doit être fait et ce qui est attendu à chaque phase d’un projet.
3. Exigences.
C’est une étape indispensable qui consiste à collecter les exigences et à les documenter. Sachez ce qui doit être construit et ce qui est nécessaire pour le créer. Vous devez décrire les besoins en personnel, les rôles respectifs, budget, etc. pour mettre en œuvre le projet sans aucun complexe.
4. Identification des parties prenantes
Une fois que vous savez ce qui doit être construit, l’étape suivante consiste à identifier les principales parties prenantes et à attribuer des rôles et des responsabilités. Vous pouvez inclure le nom, le service, le rôle de chaque personne et toute information supplémentaire sur le projet. Vous devez vous assurer que les gens savent ce qu’ils doivent faire pour réussir. C’est aussi l’endroit où attribuer des tâches pour éliminer la confusion et l’ambiguïté.
5. Analyse SWOT
SWOT est un outil d’analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces d’une organisation. Les forces et les faiblesses appartiennent à des facteurs internes tandis que les opportunités et les menaces appartiennent à des facteurs externes. Une analyse SWOT peut être utilisée pour compléter un document d’exigences commerciales. Cela peut être particulièrement utile si vous avez besoin d’améliorer la crédibilité des autres personnes impliquées dans un projet.
L’idée principale de l’analyse SWOT est de se concentrer sur vos forces et de tirer parti des opportunités existantes tout en évitant les menaces et en minimisant les faiblesses.
6. États financiers
Les états financiers sont une partie importante de la documentation des besoins de l’entreprise. Ils donnent une vue d’ensemble de la façon dont le projet affecte les dépenses et les revenus de l’entreprise.
Il est utile d’inclure une section décrivant le modèle économique du projet.
7. Développer un système de planification des processus
Avant de créer un cahier des charges, les jalons critiques doivent être identifiés avec un calendrier de travail critique décrivant le chemin pour terminer chaque jalon. Cela garantit que les projets restent sur la bonne voie avec des livrables en temps opportun et une réalisation réussie. Vous devez inclure une méthode robuste de surveillance et de suivi des progrès dans le document des exigences commerciales de votre projet.
conclusion
En prenant le temps de créer un bon cahier des charges, vous pouvez éviter des erreurs coûteuses et vous assurer que votre produit est fabriqué selon vos spécifications exactes. Un cahier des charges bien défini vous aidera également à mieux communiquer avec votre fabricant, ce qui vous permettra à tous deux d’économiser du temps et de l’argent sur le long terme. Quels sont vos conseils pour créer un cahier des charges efficace ?
