Dans le monde entier, la gestion du temps est un terme fréquemment discuté dans tout environnement de travail.
En termes simples, cette expression désigne la capacité d’une personne à organiser son temps et à atteindre ses objectifs avant les dates limites.
Lorsqu’elle est effectuée correctement, une gestion du temps efficace peut vous aider à atteindre vos objectifs avec facilité et commodité.
Malgré l’importance de la gestion du temps, la gestion des priorités est encore plus essentielle dans un environnement professionnel.
Il s’agit de classer les tâches et de s’y attaquer en fonction de leur importance, ce qui est peut-être plus important que d’apprendre à gérer son temps, car de nombreux emplois reposent sur la production d’un travail de qualité.
Vous devez maintenant décider laquelle est la plus importante.
Devez-vous apprendre à gérer votre temps avant d’apprendre à hiérarchiser vos tâches ?
Ou devez-vous apprendre à hiérarchiser vos tâches avant d’apprendre à gérer votre temps ?
Vous n’êtes pas obligé de choisir l’un ou l’autre. La gestion du temps n’est pas seulement une question de temps.
La maîtrise de la compétence de gestion du temps comporte de multiples aspects, tels que l’élimination des distractions et la catégorisation des tâches.
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Pourquoi mieux gérer son temps
Tirer le meilleur parti de son temps est essentiel dans la vie. Lorsque vous savez établir des priorités et gérer correctement votre temps, vous gagnez en efficacité et en productivité, ce qui se traduit par moins de stress et plus de succès. Le fait de pouvoir contrôler son emploi du temps quotidien présente plusieurs avantages :
La création et le respect d’un calendrier de tâches simples peuvent réduire votre anxiété.
Lorsque vous êtes en mesure de cocher les éléments de votre liste de choses à faire, il est facile d’observer des progrès tangibles.
Cette approche vous permet non seulement de rester organisé, mais aussi d’éviter la crainte que des tâches aient été laissées en suspens.
Avoir d’excellentes compétences en matière de gestion du temps vous permet de tirer le meilleur parti de votre journée.
Ceux qui parviennent à maîtriser leur emploi du temps sont en mesure de consacrer plus d’heures aux loisirs et au plaisir personnel.
Savoir gérer son temps permet non seulement de multiplier les chances de réussite, mais aussi d’éviter de perdre des heures sur des tâches sans importance.
La capacité d’une personne à organiser son travail et à fixer des priorités est incroyablement souhaitable aux yeux des employeurs du monde entier.
Les compétences en matière de gestion du temps sont des qualités très prisées que les entreprises cherchent à avoir à tous les niveaux de la hiérarchie.
Ceux qui utilisent efficacement leur temps peuvent atteindre leurs buts et objectifs, ce qui leur permet de réussir rapidement.
Comment planifier et déterminer le temps de réalisation d’un projet ?
Maîtriser la gestion du temps requiert une compétence qui est souvent la plus difficile à perfectionner : estimer le temps que prendra chaque tâche.
Nous ne sommes généralement pas très doués pour prédire la durée de notre propre succès, en particulier lorsque nous sommes concentrés sur l’achèvement de celui-ci le plus rapidement possible.
De plus, la prise en compte de situations imprévues ou d’obstacles potentiels en cours de route peut rendre ce processus encore plus complexe.
Lorsqu’il s’agit d’évaluer la durée de la lecture d’un contenu, vous devez garder à l’esprit que différents matériaux nécessitent des temps différents pour être compris.
Par exemple, une fiction peut être considérée comme une « lecture plus rapide » qu’un manuel d’instructions.
Toutefois, ce n’est pas toujours le cas si l’histoire est écrite avec des mots désuets ou si elle comporte des intrigues complexes.
Lorsque vous essayez de déterminer le temps que prendra un projet, il est important de penser aux points suivants :
Gérer les priorités – 6 stratégies de gestion des priorités
#1. Utilisez le principe Pareto du 80-20
Consacrez plus d’efforts aux tâches qui apportent des récompenses importantes et moins d’heures aux activités à faible rendement.
Ce principe 80/20 s’applique à la plupart des entreprises, où 80 % des ventes sont générées par seulement 20 % des clients. Veillez à consacrer judicieusement vos ressources aux opportunités à fort potentiel !
Néanmoins, ce concept peut être appliqué à tous les aspects de la gestion d’une entreprise. Si vous êtes motivé et déterminé, il est probable que votre attitude soit « Je peux tout faire ! »
Bien que ce ne soit pas nécessairement une mauvaise chose, vous devez vous efforcer d’accomplir des tâches qui relèvent de votre domaine d’expérience.
Par exemple, passer deux heures à tenter de réparer votre ordinateur portable au lieu d’accomplir une tâche importante est une énorme perte de temps s’il existe un service informatique spécialisé dans la réparation des ordinateurs.
Répartissez les pertes de temps et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment pendant vos périodes les plus productives !
#2. Trier les tâches à l’aide d’une liste principale
Si vous vous sentez souvent dépassé par votre charge de travail, une Master liste peut être un outil incroyablement utile pour vous aider à organiser et à rationaliser votre emploi du temps quotidien pour le mois à venir. Pour commencer, prenez quatre feuilles de papier et un stylo !
Chaque document représente les tâches que vous devez accomplir à différents intervalles – mensuels, hebdomadaires et quotidiens – et une Master liste principale pour toutes les tâches.
Procédure de la Master liste :
👉 Si vous voulez atteindre des objectifs massifs, cette méthode intelligente de hiérarchisation des priorités peut aider votre business. Pour y parvenir, divisez ces grands objectifs en plus petits et incluez-les dans vos listes de contrôle quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. De cette façon, vous serez en mesure de suivre plus efficacement la progression vers chaque objectif et de garder le cap sur la réussite !
#3. La technique « Manger la grenouille »
En utilisant la technique du « Mangez la grenouille », vous pouvez facilement maximiser votre productivité et gagner un temps précieux.
Cette stratégie repose sur un principe simple : s’attaquer à la tâche la plus désagréable dès que possible !
Comme cette approche ne comporte pas d’étapes spécifiques, il s’agit d’un moyen simple mais efficace de faire les choses rapidement et efficacement.
C’est pourquoi on l’appelle « manger une grenouille », en référence à Mark Twain qui a écrit : « Si vous devez manger une grenouille vivante, ne passez pas un temps excessif à la regarder ! »
Cette expression est essentiellement un encouragement à ne pas perdre de temps à procrastiner, mais plutôt à se débarrasser rapidement et tôt de la tâche la plus désagréable afin de pouvoir savourer le reste de sa journée.
👉 Commencez votre journée en vous attaquant d’abord à la tâche la plus intimidante – cela vous aidera à aborder toutes les suivantes avec plus d’enthousiasme et en moins de temps. En donnant la priorité à une grenouille par jour, vous pouvez parcourir votre liste de tâches rapidement et efficacement, des plus importantes à celles qui ne sont pas aussi urgentes.
#4. Utilisez la matrice d’Eisenhower
La table Eisenhower – nommée d’après le président Dwight D. Eisenhower lui-même – est un outil précieux pour vous aider à planifier et à hiérarchiser vos tâches au cours d’une semaine ou d’une journée trépidante.
L’astuce consiste à séparer les éléments de votre liste en fonction de leur urgence et de leur importance ; vous obtiendrez ainsi quatre catégories distinctes de priorités quotidiennes/hebdomadaires :
- les tâches à la fois urgentes et importantes (à faire en premier)
- Les tâches qui ne sont pas urgentes mais importantes (qui requièrent de l’attention à un moment donné)
- Les tâches qui sont considérées comme « urgentes » mais qui ne sont pas vraiment essentielles (qu’il vaut mieux déléguer)
- Les tâches ni urgentes ni nécessaires qui peuvent être tout simplement abandonnées !
La matrice d’Eisenhower est un outil essentiel pour toute gestion réussie des priorités.
Ce système très efficace vous aide non seulement à distinguer ce qui doit être prioritaire, mais permet également de réduire plus efficacement votre liste de tâches.
Le résultat ? Une plus grande clarté d’orientation et d’objectif, des techniques de planification améliorées et des compétences de délégation efficaces – tout cela en un seul outil !
#5. Calculez votre valeur horaire
Vous pourriez être étonné de la valeur de votre temps précieux ! Par exemple, si vous gagnez 100 000 € par an et travaillez 50 heures par semaine pendant 50 semaines par an, votre salaire horaire s’élève à 40 €.
Par conséquent, en multipliant ce taux par la différence par rapport à un salaire de 100 000 €, vous aurez une idée de la valeur de votre temps – qui pourrait être tout à fait stellaire dans des cas particuliers comme celui des ingénieurs de la Silicon Valley.
Gardez à l’esprit que ce chiffre implique que toute technologie qui vous fait gagner du temps vaut au minimum le même montant ; cette connaissance sera essentielle pour gérer vos priorités et répartir votre temps à l’avenir.
Si vous envisagez d’utiliser une application SaaS, il est surprenant de constater à quel point elle doit vous faire gagner du temps pour que son coût soit rentable.
Par exemple, sur la base de l’estimation de 40 €/h ci-dessus, une application coûtant 40 € par mois ne doit faire gagner qu’environ deux minutes par jour avant de couvrir ses propres dépenses – sans compter tout ce qui est économisé grâce au temps libre supplémentaire rendu !
Ressources supplémentaires :
👉 Si vous êtes un manager, cherchez des moyens de vous aider, vous ou votre équipe, à mieux gérer le temps et les priorités. Il est plus coûteux d’embaucher un autre employé que de payer des outils logiciels de haute qualité qui amélioreront la vie de votre équipe. Tant qu’ils utilisent ces outils, c’est un excellent investissement.
#6. La méthodologie de MIT (Most Important tasks) : Les tâches les plus importantes
Grâce à la méthodologie des tâches les plus importantes, vous n’avez pas besoin d’être submergé par une longue liste de courses.
Au contraire, choisissez seulement 1 à 3 tâches essentielles et concentrez-vous exclusivement sur elles jusqu’à ce qu’elles soient terminées.
Séparez clairement votre liste de tâches principales d’une liste de tâches générales – utilisez cette seconde liste comme exutoire pour toutes ces autres idées qui tournent dans votre tête afin de vous concentrer entièrement sur la réalisation de vos tâches préférées !
Vous vous demandez peut-être comment identifier les tâches les plus cruciales. Josh Kauffman, auteur de The Personal MBA et expert renommé en matière de productivité, affirme que ce sont celles qui vous permettront d’obtenir les résultats souhaités – ce qui ferait la plus grande différence dans votre vie Il est probable que tout n’a pas la même importance.
Pour maximiser votre productivité, Kauffman propose d’utiliser la « loi de Parkinson », c’est-à-dire de vous donner un faux délai d’exécution.
Par exemple, essayez de terminer tous vos MIT avant 11 heures. Veillez simplement à ce que le délai soit réalisable ; il ne sert à rien de s’exposer à l’échec !
Cette stratégie vous aidera à rester sur la bonne voie et à accomplir vos tâches plus rapidement que jamais.
Stratégies de gestion de temps
Avec votre nouvelle capacité à hiérarchiser les tâches, vous aurez besoin d’un plan d’action pour gérer efficacement ce travail tout au long de la journée.
Il est évident que si vous n’adoptez pas une approche personnalisée pour faire face à ces obligations, la liste des priorités de quelqu’un d’autre sera imposée à la vôtre.
Tirez parti d’une ou de plusieurs de ces stratégies de gestion du temps, ainsi que de votre méthode préférée d’établissement des priorités, afin de maximiser votre productivité et de rester concentré sur ce qui compte le plus !
Liste de méthodes de gestion du temps
Connaissant les avantages de la gestion du temps, examinons quelques approches pour nous assurer que nous gérons nos précieuses heures avec sagesse :
#1. Fixez correctement vos objectifs
Lors de la formulation des objectifs, il est essentiel d’utiliser l’approche SMART. Assurez-vous que vos objectifs sont Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents ( Relevant ) et Temporels pour un succès optimal.
Grâce à ce processus méthodique de définition des objectifs, vous pouvez obtenir des résultats remarquables en temps voulu.
#2. Établissez des priorités judicieuses
Pour s’organiser, il faut commencer par classer ses tâches quotidiennes en fonction de leur importance et de leur urgence. Classez-les en quatre groupes :
- critiques et urgentes
- importantes mais non urgente
- urgentes mais non cruciales
- sans importance ni urgence
Prenez des mesures immédiates pour le premier groupe afin de vous en débarrasser ; planifiez quand vous vous occuperez de celles de la deuxième catégorie ; attribuez ou abandonnez celles qui sont en troisième position ; remettez à plus tard les éléments du quatrième groupe !
#3. Fixez un délai pour l’accomplissement d’une tâche
L’établissement d’un calendrier d’exécution des tâches vous aide à rester sur la bonne voie et à être plus efficace. Prendre la peine de planifier le temps nécessaire à chaque tâche vous permet d’anticiper les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent un problème et de trouver des solutions à l’avance.
Ce petit effort supplémentaire est payant car il permet à vos projets de se dérouler de manière fluide et efficace !
👉 Disons que vous devez soumettre cinq examens pour une réunion, mais qu’il ne reste que quatre heures avant la rencontre. Si vous êtes suffisamment prévoyant, au lieu de vous efforcer de terminer toutes vos tâches tout seul, il serait prudent et simple de confier une tâche d’examen à quelqu’un d’autre qui peut la gérer avec compétence.
Si vous n’aviez pas pris le temps d’estimer le temps que prendraient vos tâches, vous n’auriez peut-être pas réalisé qu’il y avait un problème en termes de respect des délais avant qu’il ne soit trop tard.
Avec seulement une heure avant la réunion, il devient presque impossible de trouver quelqu’un qui puisse vous aider à accomplir une tâche et à l’intégrer dans son emploi du temps. C’est pourquoi il est essentiel pour toutes les parties concernées de planifier à l’avance et de répartir correctement les ressources en temps dont elles disposent.
#4. Faites une pause entre les tâches
Lorsque nous nous lançons dans de multiples projets sans aucun répit, il peut être difficile de rester inspiré et plein d’énergie.
Il est donc essentiel de prendre du temps pour soi entre deux tâches afin de rafraîchir son esprit et son corps.
Que vous fassiez une petite sieste, que vous alliez prendre l’air ou que vous méditiez, profitez de ce temps d’arrêt crucial pour vous revitaliser avant de passer à la tâche suivante.
#5. Organisez-vous
Une gestion efficace du temps commence par votre calendrier. Notez les dates importantes et les échéances des projets, ainsi que les tâches nécessaires à leur réalisation.
Planifiez stratégiquement les jours qui conviennent le mieux à certaines tâches – par exemple, prévoyez une réunion pour discuter de la trésorerie lorsque vous savez que le directeur financier de l’entreprise est disponible.
Avec un planning bien pensé, les objectifs à long terme peuvent être atteints plus facilement !
#6. Supprimez les tâches et les activités non essentielles
Lorsque vous décidez où allouer votre précieux temps, il est essentiel d’identifier et d’éliminer les activités qui ne méritent pas votre attention.
En supprimant les tâches ou activités non essentielles de votre emploi du temps, vous vous retrouverez avec plus de temps disponible pour les choses qui comptent vraiment.
Investissez dans les actions significatives ; laissez tomber le reste !
#7. Planifiez à l’avance
Il est essentiel de commencer chaque journée avec une vision claire de ce qui doit être accompli. Pour que votre liste de tâches ne soit jamais inachevée, prenez l’habitude de rédiger vos tâches pour le lendemain à la fin de chaque journée. Vous pourrez ainsi partir du bon pied et vous attaquer efficacement à tout ce qui vous attend !
#8. Récompensez vous-même
Un excellent moyen de rester motivé est de vous récompenser lorsque vous terminez une tâche ou un projet. Cela vous motivera également pour les projets futurs.
En suivant ces stratégies, vous pouvez améliorer vos compétences en matière de gestion du temps et devenir plus productif. Avec de la pratique, vous serez en mesure de gérer vos tâches plus efficacement et d’obtenir plus de résultats en moins de temps.
Habitudes qui peuvent vous aider à gérer votre temps
Conclusion : La gestion du temps & gestion des priorités
La gestion du temps est essentielle pour maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. En mettant en œuvre quelques stratégies simples de gestion des priorités et du temps, vous pouvez prendre le contrôle de votre emploi du temps et consacrer plus de temps aux choses qui comptent le plus pour vous.
En suivant ces stratégies, vous pourrez tirer le meilleur parti de votre temps et réussir dans votre vie personnelle et professionnelle.
Il faut beaucoup de travail et de dévouement pour développer de solides compétences en gestion du temps, mais avec de la pratique, vous deviendrez de plus en plus productif et efficace.
Hiérarchisez les tâches, planifiez à l’avance, déléguez lorsque c’est possible et restez motivé en décomposant les tâches en objectifs réalisables.
Essayez ces techniques et voyez comment elles vous aident à gérer votre temps plus efficacement.
Quels sont vos conseils préférés en matière de gestion du temps ? Partagez-les avec nous dans les commentaires ci-dessous !
