La gestion des stocks est un élément crucial pour le succès de toute entreprise vendant des produits physiques. Selon une étude récente, les entreprises perdent en moyenne 4% de leur chiffre d’affaires annuel à cause d’une mauvaise gestion des stocks. Avec l’essor du e-commerce et des petites entreprises en ligne, il est plus que jamais essentiel de bien gérer ses niveaux de stocks.
Dans cet article, nous allons explorer en profondeur les meilleures pratiques et méthodes pour optimiser la gestion de vos stocks. Nous aborderons les objectifs d’une bonne gestion des stocks, les risques à éviter, les différents types de stocks, les outils de gestion disponibles, les techniques d’approvisionnement, et bien plus encore.
Que vous débutiez tout juste ou que vous cherchiez à faire évoluer vos opérations, cet article vous donnera toutes les clés pour gérer vos stocks de manière optimale !
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Qu’est-ce que la gestion des stocks ?
La gestion des stocks consiste à superviser de près les niveaux de stocks de produits finis et de matières premières, et à définir des stratégies pour maintenir ces niveaux à un optimum. L’objectif est de s’assurer de disposer des bons produits, en bonne quantité, au bon moment.
Plus précisément, une bonne gestion des stocks implique :
L’objectif ultime est de maximiser la disponibilité des produits pour vos clients, tout en minimisant vos coûts.
Objectifs et enjeux de la gestion des stocks
Une bonne gestion des stocks présente de nombreux avantages directs pour une entreprise :
Eviter le surstockage
Un surstockage signifie que vous avez plus de stocks que nécessaire par rapport à votre niveau de ventes. Cela engendre des coûts de stockage élevés et immobilise votre capital de façon inutile. Selon des études, 25% des stocks des entreprises sont en surstock.
Eviter le sous-stockage
A l’inverse, si vos stocks sont insuffisants pour répondre à la demande, vous risquez la rupture de stocks. Celle-ci entraîne des pertes de ventes et d’image auprès des clients, mais aussi des surcoûts de production ou d’expédition en cas de réassort en urgence.
Optimiser les coûts
En maintenant les bons niveaux de stocks, vous pouvez minimiser vos coûts logistiques : coûts de possession des stocks, coûts de passation des commandes, coûts de rupture de stocks. Une étude a montré qu’une gestion optimisée des stocks permet de réduire les coûts logistiques de 20 à 40%.
Quels sont les risques d’une mauvaise gestion des stocks ?
Avant d’aborder les solutions, attardons-nous davantage sur les risques encourus par une mauvaise gestion :
Ruptures de stocks
Également appelées « ruptures d’approvisionnement », ces situations surviennent lorsque vous n’avez plus du tout un produit en stock. Vos clients se retrouvent alors face à des étalages vides ou des notifications « produit indisponible ».
Ces ruptures entraînent une perte de chiffre d’affaires liée aux ventes manquées. Elles génèrent aussi une insatisfaction client et une atteinte à votre image de marque. En effet, 50% des clients ne reviennent pas après 2 ruptures de stocks.
Les surcoûts logistiques sont un autre effet : pour réapprovisionner en urgence, vous devez payer des frais de livraison express ou changer de fournisseur.
Surstockage
A l’opposé, le surstockage signifie que vos entrepôts croulent sous trop de marchandises. Ces stocks excédentaires immobilisent vos ressources financières de façon improductive. Ils génèrent aussi des coûts directs de possession des stocks : location d’espaces plus grands, assurances, risque de dépréciation ou d’obsolescence.
Paradoxalement, un surstockage augmente même le risque de rupture sur certains produits. En effet, des stocks non planifiés complexifient votre logistique et peuvent masquer des signaux d’alerte sur des ruptures potentielles.
Désorganisation des stocks
Lorsque vos espaces de stockage sont mal conçus ou vos produits mal répertoriés, votre chaîne logistique s’en ressentira. Repérer un produit dans l’entrepôt devient plus long, les erreurs de préparation de commandes se multiplient… Votre productivité et votre service client en pâtissent.
Bien évidemment, ces risques pèsent aussi sur la santé financière de votre activité : moindres revenus, marges réduites voire pertes sèches en cas de démarques ou produits périmés. Une mauvaise gestion réduit même la valorisation d’une entreprise lors d’une opération de fusion-acquisition ou d’ouverture de capital.
Les différents types de stocks
Avant de voir comment améliorer concrètement la gestion au quotidien, attardons-nous sur les différentes familles de stocks :
Matières premières
Les matières premières sont les composants de base utilisés dans votre processus de production : ingrédients, substances chimiques, matériaux de construction, pièces détachées, etc. Elles sont stockées puis transformées en produits finis.
Produits en-cours
Les produits en-cours désignent les articles qui sont au milieu du processus de fabrication. Parmi les exemples : pâte à gâteau avant cuisson, voitures en cours d’assemblage, ou même logiciels en version Beta.
Produits finis
Les produits finis sont les produits complets prêts à être vendus : gâteaux emballés, voitures neuves sur le parking, logiciels en version commerciale. C’est en général cette catégorie qui requiert le plus d’attention pour éviter ruptures et surstocks.
Fournitures
Enfin, les fournitures recouvrent tous les consommables utilisés au sein de votre entreprise mais sans lien direct avec la production : petit outillage, pièces de rechange, matériel de bureau…
Certaines stratégies de gestion des stocks peuvent varier selon ces différentes familles de produits. Il est donc essentiel d’établir cette segmentation pour affiner votre approche.
Comment améliorer la gestion des stocks ?
Passons maintenant aux solutions concrètes pour optimiser votre gestion au quotidien. Voici 6 axes d’amélioration prioritaires :
1. Organiser l’espace de stockage
La base d’une gestion efficace des stocks est un espace de stockage bien conçu, organisé de façon logique.
Quelques bonnes pratiques :
Cette organisation vous fera gagner un temps précieux à chaque préparation de commande ou inventaire de vos stocks.
2. Bonnes pratiques d’étiquetage
L’identification claire de chaque article et emplacement est tout aussi cruciale, pour vous comme pour vos collaborateurs.
Ces pratiques de naming/tagging éviteront les erreurs, notamment lors des inventaires physiques.
3. Définir des méthodes de réapprovisionnement
Nous le verrons plus loin, il existe différentes méthodes pour déclencher vos commandes d’approvisionnement. Quelle que soit l’approche (seuils de réassort, prévisionnel, MRP), l’essentiel est de la formaliser et de l’appliquer systématiquement.
Tous vos collaborateurs doivent savoir quand et comment commander. Cette standardisation évitera les oublis ou initiatives individuelles non optimisées.
4. Utiliser le cycle counting
Faites des inventaires partiels et tournants de vos stocks, plutôt qu’un seul inventaire général annuel.
Cette technique dite de « cycle counting » améliore sensiblement la précision de vos données de stocks. En corrigeant au fil de l’eau les écarts inventaires-stocks, vous affinez la fiabilité de votre système d’information.
5. Logiciel de gestion des stocks
Le choix d’un logiciel dédié marque aussi un tournant dans la maturité de vos opérations logistiques. Un tel système de gestion des stocks ou WMS (Warehouse Management System) présente de nombreux atouts :
Bien sûr, l’investissement dans un tel logiciel mérite une analyse préalable des fonctionnalités selon vos besoins et votre budget. Nous reviendrons plus loin sur les critères de sélection.
Les méthodes de gestion des stocks
Il existe plusieurs approches pour optimiser le pilotage de vos niveaux de stocks et déclencher vos réapprovisionnements. Tour d’horizon des principales méthodes :
1. Le réapprovisionnement périodique
Dans cette méthode, également appelée « cantonnement », les commandes sont passées à date fixe.
Par exemple, vous définissez de recompléter votre stock de imprimantes tous les 1er du mois, quel que soit le niveau atteint. La quantité commandée peut correspondre soit à une consommation moyenne estimée entre deux dates, soit à un retour au niveau maximal de ce stock.
Cette méthode demande d’estimer correctement la consommation moyenne, saisonnalité comprise. Elle est optimale pour des produits dont la consommation régulière.
2. La méthode du point de commande
Ici, vous définissez un seuil quantitatif minimum pour chaque produit : dès que le stock descend sous ce niveau, une commande de réassort est automatiquement déclenchée.
Cette méthode implique de bien paramétrer chaque seuil. Pour cela, vous devez estimer le délai d’approvisionnement de votre fournisseur ainsi que votre consommation prévisionnelle sur ce délai.
Le point de commande correspond ainsi au seuil vous permettant normalement d’éviter toute rupture le temps que la nouvelle commande soit livrée. Cette méthode marche bien pour les produits à faible variabilité de consommation.
3. Le réapprovisionnement à la commande
Au lieu de se baser sur des estimations de consommation future, cette stratégie consiste à ne déclencher la production ou les commandes qu’à réception des commandes clients.
Les quantités commandées correspondent alors à ce qui vient précisément d’être vendu. Cette méthode est optimale pour des produits très onéreux à stocker ou risquant une obsolescence rapide (électronique par exemple).
Par contre, les délais plus longs impliquent une information transparente sur vos disponibilités produit et délais, pour éviter toute insatisfaction client.
4. Le dropshipping
Le dropshipping est une variante de la méthode à la commande. Vous commercialisez des produits sans jamais les stocker physiquement : vos fournisseurs stockent pour vous et expédient eux-mêmes aux clients à votre demande.
Cette méthode annule totalement les risques et coûts de stockage. Par contre, elle implique aussi moins de contrôle sur le suivi client et la qualité de service. Le dropshipping est généralement utilisé de manière complémentaire sur une partie seulement du catalogue de produits.
Quels sont les outils de gestion des stocks ?
Les outils pour gérer au quotidien vos niveaux de stocks sont multiples :
1. Tableur Excel
Le tableur Excel ou Google Sheets fait naturellement partie des applications de base pour toute gestion de stocks simple. Votre ficher comportera en général :
Toutefois, cette solution présente vite des limites en maturité et ergonomie au quotidien. Elle est surtout adaptée pour des flux limités.
2. Logiciel de gestion des stocks
Comme évoqué plus haut, un logiciel WMS spécialisé vous fera franchir un cap important en automatisation et optimisation de vos stocks. Le marché propose différentes offres, des plus simples aux plus sophistiquées :
Le choix dépendra de votre budget et de votre niveau de maturité opérationnelle.
3. Application mobile
Dernière catégorie : les apps mobiles disponibles sur smartphone/tablette pour vos équipes terrain. Elles permettent par exemple de :
Comment choisir le bon système de gestion des stocks
Le logiciel étant au cœur du dispositif, il convient d’y consacrer une attention particulière. Voici quelques conseils pour bien sélectionner votre outil :
Adaptez le degré de complexité à vos besoins
Inutile d’investir dans une solution ultra-complète si vous gérez un catalogue limité. À l’inverse, si votre logistique croît rapidement, privilégiez une marge de manœuvre en termes de volumes et fonctionnalités.
Visez le meilleur rapport fonctionnalités / ergonomie / prix
Comparez en détails ce que proposent les solutions du marché sur vos critères prioritaires. N’oubliez pas la dimension utilisation quotidienne : un outil performant mais complexe risque de ne pas être adopté en interne.
Assurez-vous d’une intégration fluide dans votre système d’information
Votre logiciel de gestion des stocks doit pouvoir échanger facilement avec votre ERP, CRM et autres outils de e-commerce. Vérifiez la compatibilité des formats de données, protocoles d’échange et interfaçages.
Privilégiez le cloud
Optez si possible pour une solution en mode SaaS accessible en ligne. Vous bénéficierez de mises à jour automatiques, sans souci de maintenance de serveurs. Le coté web facilite aussi les accès nomades depuis n’importe quel appareil.
15 techniques pour améliorer la gestion des stocks
Au-delà des aspects logiciels et organisationnels, il existe de nombreuses méthodes complémentaires pour affiner votre gestion. En voici 15 à connaître :
1. Établir un niveau de stock minimum
Fixez pour chaque produit un seuil d’alerte de réapprovisionnement urgent lorsque ce niveau est atteint. Il permettra d’éviter les trous en attendant la nouvelle livraison.
2. Calculer votre point de commande
Pour rappel, cette technique consiste à définir le seuil de déclenchement automatique d’une nouvelle commande fournisseur. Ce point de commande est calculé en fonction de vos délais d’approvisionnement et de votre consommation prévisionnelle.
3. La méthode PEPS (Premier Entré, Premier Sorti)
Selon cette règle, les produits stockés en premier seront aussi les premiers vendus. Cela optimise la fraîcheur des produits et évite le risque de péremption des articles les plus anciens.
4. Gérer parfaitement vos relations avec vos fournisseurs
Soyez proactif avec vos fournisseurs pour sécuriser vos approvisionnements. Partagez vos prévisions, négociez des contrats de service avec garantie de disponibilité, procédez à des appels d’offres réguliers…
5. Avoir un plan d’urgence
Préparez des plans B en documentant des fournisseurs alternatifs pour vos produits critiques. Ils seront activés en cas de défaillance d’un fournisseur habituel.
6. Faire des contrôles des stocks fréquents
Comparez régulièrement vos niveaux réels et théoriques pour déceler les éventuelles erreurs, vols ou pertes. Ces inventaires tournants réguliers sont essentiels pour ajuster vos données de stocks.
7. Utiliser l’analyse ABC
Classez vos produits en 3 catégories : A pour les plus importants (fort volume ou valeur), B et C pour les moins significatifs. Vous pourrez ainsi concentrer vos efforts de gestion sur les produits A, plus sensibles.
8. Faire des prévisions précises
Investissez dans l’amélioration de vos prévisions de ventes et consommation de composants. Des données fiables alimenteront vos méthodes de planification des approvisionnements.
Pour cela, capitalisez sur l’analyse de données (data science) appliquée aux historiques de ventes et commandes clients.
9. La méthode LIFO (Dernier Entré, Premier Sorti)
A contrario de la méthode PEPS, LIFO consiste à vendre en priorité les articles les plus récemment rentrés en stock. Cette logique est notamment utilisée dans des secteurs à marge élevée comme la pharmacie ou les spiritueux, pour des raisons fiscales.
10. La méthode du « Juste-à-temps »
Dérivée du fameux Lean Management, cette méthode vise à maximiser la rotation des stocks en ne détenant que le strict nécessaire pour la production en cours. Les stocks sont ainsi limités au minimum. Par contre, la moindre défaillance d’approvisionnement est critique.
11. Prévoir un stock de sécurité
Pour parer à toute incertitude sur les délais d’approvisionnement, conservez une petite quantité supplémentaire de vos produits les plus importants. Ce « matelas de sécurité » devra être ajusté selon votre criticité client et fournisseur.
12. Mettre à jour les fiches de stock en temps réel
Enregistrez instantanément toute transaction dans votre système d’information : commandes clients et fournisseurs, livraisons, retours, inventaires… Vos données de stocks seront ainsi toujours à jour.
13. Confier la gestion des stocks à une seule et même personne
Désignez un(e) responsable stocks dédié(e), mieux à même de suivre les rouages de près et d’apporter les ajustements nécessaires. Sa vision d’ensemble fluidifiera la supply chain.
14. Toujours garder à l’esprit la satisfaction du client
Prenez toutes les décisions logistiques en pensant à leur impact final sur la disponibilité produit pour vos clients. L’objectif n’est pas seulement de minimiser les coûts internes mais aussi l’attente client.
15. Investir dans un logiciel de gestion des stocks
Comme expliqué plus haut, un logiciel WMS spécialisé représente le principal levier de maturité d’une organisation logistique. Ses bénéfices en automatisation et optimisation des processus sont rapidement rentabilisés.
Conclusion
Nous arrivons au terme de notre tour d’horizon des meilleures pratiques pour gérer vos niveaux de stocks. Voici un bref rappel des points clés :
Nous espérons que toutes ces clés opérationnelles vous permettront de piloter efficacement vos stocks. N’hésitez pas à les implémenter de manière progressive et à mesurer les gains associés. La logistique peut rapidement devenir un réel avantage compétitif !
